この場合、会社が返還を受けた株券と株券不所持申出書の
取扱いについて教えてください。
（前提）
・甲社は株券発行会社です。
・譲渡が行なわれるたび、株券を発行しますが、盗難・紛失を懸念し、
株主は、株券不所持の申出を行い、会社に返還しています。
・不所持の申出の際には株主不所持申出書を提出しています。
・会社に返還された株券について、「どうすればいいか」と質問された際、
やはり盗難・紛失のリスクがあるし、会社法217条5項により、
無効になるのだからと「シュレッダーにでもかけたら」とアドバイスしていました。
・もちろん株主名簿には217条3項の規定通り、「不所持の申出により、○○年○月
○日 廃棄」と記録しています。
（質問）
・不所持に係る株券について、廃棄したらいい、という私のアドバイスは間違いでしたか？
返還を受けた株券は会社で保管しなければなりませんでしたか？
・株式不所持申出については、すべて保管するよう、アドバイスしたつもりでしたが、
こちらも廃棄されてしまっています。
そもそも不所持申出書は会社で保管しなければならないものでしょうか？
・また不所持の申出について、必ず書面で行わなければなりませんか？
口頭でできるものではありませんか？
・従って、甲社では最新の株主名簿と譲渡承認議事録はしっかり保管されていますが、
株券と不所持申出書は保管されていません。
よろしくお願いします。
ご安心ください。
以下、個別の質問に回答します。
＞・不所持に係る株券について、廃棄したらいい、という私のアドバイスは間違いでしたか？
＞返還を受けた株券は会社で保管しなければなりませんでしたか？
いえ、株券不所持の申し出がなされた場合、
会社で保管する義務はなく、廃棄する
ということで問題ありません。
実務上は、ご指摘の通り、
盗難・紛失があると面倒なことに
なる可能性があるので、
むしろ、
廃棄するようにアドバイスすることが
望ましいという意見も強いところです。
＞・株式不所持申出については、すべて保管するよう、アドバイスしたつもりでしたが、
＞こちらも廃棄されてしまっています。
＞そもそも不所持申出書は会社で保管しなければならないものでしょうか？
＞・また不所持の申出について、必ず書面で行わなければなりませんか？
＞口頭でできるものではありませんか？
法律的なことで言えば、
株式不所持の申出は、
口頭でも書面でもどちらでも可能です。
もちろん、要件を満たす申出が
あったことについて、明確に証
拠を残すという趣旨で、申出書
が保管されていた方が望ましい
ことはたしかです。
今からでも、
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
【株主名】は、甲社に対して、
○○年○月○日、普通株式〇〇株の
株券の所持を希望しない旨を申し
出たことを確認する。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
というような確認書を作っても
らえば万全ではありますが、
今回は、
＞・もちろん株主名簿には217条3項の規定通り、「不所持の申出により、○○年○月
＞○日 廃棄」と記録しています。
＞甲社では最新の株主名簿と譲渡承認議事録はしっかり保管されています
ということですし、
実際に株券を株主が所持
しているわけではないので、
株式の譲渡もできない（会社法１２８条１項本文）。
ため、大きな問題にはならないと考えられます。
ですので、改めて申出があったことの確認書
をもらう必要まではないケースかと思います。
もちろん、今後は、
申出書は、保管してもらうように説明をされた方が
良いかとは思います。
よろしくお願い申し上げます。